በቀን ሥራዬ ውስጥ, በአብዛኛው ለትርፍ ባልተቋቋሙ ድርጅቶች ውስጥ እሰራለሁ. እኔ የምሰራው ስራ በከፊል ውስጣዊ እና ውጫዊ ግንኙነቶችን በተመለከተ ስልት መኖሩን ማረጋገጥ ማለት ነው. ይህ ደግሞ ለቀጣይ ስድስት ወራት ያቀረብኩትን የቢሮ እንቅስቃሴ እቅድ ማውጣት ያካትታል.
በቢሮ ውስጥ ለማቀድ በርካታ እርምጃዎች ሊኖሩዎት እንደሚችሉ ቢያስቡም, ግን የግንኙነት ግዜ ለመነጋገር ጊዜ የማያስብዎት ጊዜ ቢኖርዎ, አንድ ሰራተኛ እና ደንበኞዎች የሚያውቁትን ጠንካራ ስትራቴጂ ለመፍጠር አንድ ወይም ሁለት ቀን መውሰድ ያስፈልግዎታል. የሚመጡ ለውጦች .
ከቦታዎች ጋር በቀጥታ በመንቀሳቀስ ላይ እያሉ ስለ ሰራተኞች እንጀምር.
ውስጣዊ ግንኙነቶች እነዚህን ቁልፍ መልዕክቶች ማካተት አለባቸው:
- ግልጽ የሆነ የጊዜ መስመር: ሁሉም ሰው የሚጠብቀውን እና መቼ እንደሚያውቀዉ እንዲያውቅ የዝግጁን ሁሉንም ቁልፍ ደረጃዎች መዘርዘርዎን ያረጋግጡ.
- የማሸጊያ መመሪያዎች: ለቀጣዩ ወደ ጽህፈት ቤታቸው ወይም ጽፋዎቻቸውን እንዴት እንደሚሸጡ መመሪያዎችን ለሠራተኞች ያሳውቁ . ይህም ማሸጊያ ቁሳቁሶችን የት እንደሚያገኙ, የማሸግ እና የጊዜ ገደብ ላይ ኃላፊነት ያላቸው ምን መሆን አለበት.
- ከማንኛውም የቢሮ መዘጋት ማስታወቂያዎች የላቀ ማሳሰቢያ - በሚንቀሳቀሱበት ጊዜ የመጨረሻውን ማሸጊያ እና የቢሮ ቁሳቁሶችን እና የቤት እቃዎችን ለማንቀሳቀስ ቢሮውን መዝጋት ሊያስፈልግዎት ይችላል. ሰራተኞቹ ስለ እነዚህ ቀናት ማወቅ እና በምን ሥራ ላይ እያሉ ንግዱ እንዴት እንደሚቀጥልና ይህ እንዴት የሥራ ስራቸውን እና የሥራ ጫና እንደሚነኩ እርግጠኛ ይሁኑ.
- አዲስ የቢሮ ፕላን: ሰራተኞች አዲሱ ቦታ እንዴት እንደሚመስልና ቢሮዎቹ እንዴት እንደሚዘጋጁ አስቀድሞ ማወቅ ይፈልጋሉ. አሁንም የራሳቸው ቦታ ይኖራቸዉን ወይንስ አሁን በአንድ ክበብ ውስጥ ወይንም ክፍት ወለል ፕላን? የሥራ ቦታቸው እንዴት እንደሚቀየር ለሠራተኞች መረጃ የሚሰጠውን መንገድ መፍጠርዎን ያረጋግጡ.
- አዲሱ ቦታ, የመኪና ማቆሚያ እና የመጓጓዣ አማራጮች: ሰራተኞችን ስለ አዲሱ ቦታ የሚያስፈልጋቸውን መረጃ ሁሉ ወደ አዲሱ ቦታ ማዘጋጀት እንዲችሉ ያቅርቡ.
ሁሉንም ቁልፍ መልዕክቶች ከወሰኑ በኋላ እነዚህን መልእክቶች እንዴት ለማድረስ እንደሚችሉ መወሰን ያስፈልግዎታል. የሚጠቀሙበት ዘዴ በመልዕክት አይነት ይወስናል.
ለምሳሌ, የጊዜ መስመርው በኩባንያው ውስጣዊ መስመርዎ በኩል በቀላሉ ሊሰጥ ይችላል, ሆኖም ግን ጥያቄዎችን ለመጠየቅ እና ለጥያቄዎች መልስ መስጠት እንዲቻል በቢሮ ስብሰባ ላይ የቢሮ መዘጋት በተሻለ ሁኔታ ሊቀርብ ይችላል.
ለሠራተኞች ዓላማዎች መወያየት የሚቻልባቸው መንገዶች-
- ኢንትራኔት: ለአብዛኛዎቹ መልዕክቶች ይህ በጣም ጥሩ የመሳሪያ ስርዓት ነው. ለሁሉም የፋይሎች ፋይሎች እና በቀላሉ የሚደርሱ መረጃዎችን ለማሻሻል ያስችላል.
- በአካል ተሰብስበው ስብሰባዎች: መልእክቱ ምንም ይሁን ምን የሰራተኞች ስብሰባዎች ማስታወቂያዎችን ለማስታወቅ ጥሩ ቦታ ሊሆኑ እና ሰራተኞች የተሟላ ውይይት እንዲኖራቸው እድል ይሰጣቸዋል. መረጃዎ እንዴት እንደሚጠበቅ እንደሚያውቁ ሰራተኞች መረጃውን እንዴት እንደሚያስተላልፉ ለመከለስ የስብሰባ ጊዜን መጠቀም ይችላሉ.
- ኢሜል: ኢሜል በቀላሉ ሲገኝ, መረጃን ለማስተላለፍ ጥሩ መንገድ አይደለም. ሰዎች መረጃውን በሚፈልጉበት ጊዜ እንዳያገኙዋቸው ብዙ ኢሜሎችን መላክ አይፈልጉም. ኢሜል የሚጠቀሙ ከሆነ, መረጃውን እንዴት ማግኘት እንደሚችሉ ሰዎች ብቻ እንዲያውቁ ያድርጉ.
- የተለመዱ አቃፊዎች : ውስጠ-ገፅ (ኢንትራኔት) ከሌለዎት, ሁሉም ሰው ሊደርስበት በሚችሉት አውታረመረብ አንፃፊ ላይ አንድ የተለመደ አቃፊ መፍጠር ሰዎች እንዲደርሱበት የሚፈልጓቸውን መረጃዎች የሚያከማችበት ቀጣዩ የተሻለ መንገድ ነው.
- የመፅሔት ሰሌዳ: መረጃ የሚለጠፍበት አካላዊ ቦታ, ጥሩ ስራ ነው. ሰዎችን ብዙውን ጊዜ ማረጋገጥ ብቻ ሳይሆን, ሰዎች ሰብስቦ መሰብሰብ እና የሚያሳስባቸውን ነገር መወያየት ይችላሉ.